(Foto: Epson)

Hoe moeilijk is de weg naar een duurzame werkomgeving?

Onze werkplek ziet er heel anders uit dan een jaar geleden. We werken bijna allemaal van thuis uit. Gedeelde kantoorfaciliteiten zoals de koffiehoek, de printers, het netwerk, het sanitair, zijn onbereikbaar. We moeten deze vervangen door oplossingen op afstand. Kan dit op een duurzame manier?

Advertising
 

“We gaan minder efficiënt om met een aantal zaken die op een kantoor gemeenschappelijk geregeld zijn, zoals energie en printing”, vindt Hans Verboven, professor duurzaamheidsmanagement aan de Universiteit Antwerpen. “We verplaatsen ons wel minder maar misschien gommen die andere aspecten van thuiswerken die transportbonus wel weer uit.”

Tim Van Wymeersch, Business Sales Manager bij Epson Benelux: “Wij zien inderdaad een drastische daling van de printvolumes op de kantoren. Maar dat wil niet zeggen dat er niet meer geprint wordt. Er is een verschuiving gebeurd. Men print nu op kleinere printers bij de medewerkers thuis. De verkoop van printers voor thuis is sterk gestegen. Dikwijls zijn deze kleine printers minder energie-efficiënt dan die ene grote kantoorprinter hoewel steeds meer mensen ook aandacht hebben voor de duurzaamheid, het energieverbruik en bijvoorbeeld de uitstoot van hun printer thuis.”

“We mogen niet vergeten dat vooral jongere mensen nog niet altijd de financiële middelen hebben om voor een duurzamere oplossing te kiezen,” waarschuwt Hans Verboven. Carlo Bollen, expert in de sector van de kantoorartikelen en medeoprichter van Responsible Office, vindt dat de crisis ons alvast één les geleerd heeft: “De overheid kan krachtdadig optreden en heel wat bereiken als het nodig is. Als we die krachtdadigheid en oplossingsbereidheid ook zien in het duurzaamheidsthema, dan kunnen we mooie zaken verwezenlijken.”

Zal er in de nasleep van de COVID-19 pandemie en de bijhorende crisis minder of net meer aandacht zijn voor de duurzame werkomgeving?

Carlo Bollen is hoopvol maar ook realistisch. “Grote bedrijven kunnen in deze moeilijke omstandigheden digitaliseren en daarom verduurzamen. Kleine en middelgrote bedrijven zullen eerder moeten recupereren van het omzetverlies. Zij hebben het economisch zwaar door de coronacrisis. Ik verwacht op korte termijn een averechts effect en dat zien we al in de praktijk: werknemers hebben nu twee kantoorstoelen in plaats van één. Er worden meer producten gebruikt omdat de kantoorinfrastructuur nagenoeg niet toegankelijk is en men thuis wel moet kunnen werken. Maar dat wil niet zeggen dat we in een tweede fase geen verduurzaming gaan zien.”

Hans denkt wel dat de coronacrisis een invloed zal hebben op onze ‘work-life-balance’. “Tot begin dit jaar moest ik nog eindeloze discussies voeren met zaakvoerders, over het nut van telewerk. Ik hoop dat we die discussie nu achter ons kunnen laten zonder volledig in het andere uiterste te vervallen. Een goeie mix van House-Hub-Headquarters (de 3H’s), waarbij het gemeenschappelijke kantoor fungeert als een ontmoetingsplaats, zou een interessante evolutie zijn.”

“Ik vind dat we zelf de taak hebben om naar organisaties te stappen en hen aan te spreken op de duurzame thema’s,” vindt Rik Himpe, verantwoordelijke voor de afdeling kantoorautomatisering bij Eres. “In mijn eigen branche, de multifunctionele printers, heb ik nog nooit de vraag gekregen om een duurzame printer te leveren. Maar ik leg mensen uit dat duurzaamheid ook kan betekenen dat de kosten verminderen. Als je alle ecologische en economische aspecten opsomt, is men sneller geneigd om voor de duurzame oplossing te kiezen.”

Tim Van Wymeersch: “Het komt erop aan om verborgen kosten inzichtelijk te maken. Ik denk dan aan het stroomverbruik dat wij via een energiemeter opvolgen. Zo kunnen bedrijven ‘in real time’ via een applicatie zien wat het ene toestel verbruikt ten opzichte van het andere. Dat extrapoleren we dan naar het volledige printerpark van een organisatie.”

Hans Verboven: “Er gaapt inderdaad nog een kloof tussen theorie en praktijk. Ook in de bouwsector zijn er ondertussen heel wat duurzame bouwmaterialen te vinden maar die worden nog niet standaard gebruikt. Soms heeft dat te maken met een soort van inertie bij overheden en grote bedrijven, om innoverende producten een kans te geven. In familiebedrijven schakelt men doorgaans sneller en denkt men meer op lange termijn. Ze hebben geen last van de dwingende kwartaalcijfers die grote bedrijven moeten voorleggen.

Wat is duurzaamheid?

“Duurzaamheid is een containerbegrip”, vindt Hans Verboven. “De duurzame werkomgeving bestaat uit het fysieke maar ook uit de mensen die in die omgeving werken. Voor mij is duurzaamheid het maximaliseren van de toegevoegde waarde voor zo veel mogelijk stakeholders (klanten, leveranciers maar ook de maatschappij en het milieu) terwijl we de verspilling van middelen (geld, energie, materialen) zo veel mogelijk minimaliseren. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat bedrijven hun medewerkers moeten zien als menselijk kapitaal, waarin je moet investeren om er daarna meerwaarde uit te halen. Momenteel worden werknemers nog te veel gezien als ‘human resources’, grondstoffen die uitgeput geraken en dan aan de kant worden geschoven.”

Zullen duurzame bedrijven beter uit de crisis komen?

Hans Verboven: “Zeker die bedrijven die hun medewerkers behandelen als ‘human capital’ en niet als ‘human resources’, zullen een streepje voor hebben. Dat zie ik elke dag bij de bedrijven die ik begeleid, maar ook bij mijn laatstejaarsstudenten TEW en handelsingenieur. Zij zijn niet noodzakelijk meer geïnteresseerd in de grote bedrijven, maar wel in organisaties die impact hebben. Dikwijls zijn dat kleinere bedrijven en ook start-ups. Duurzaamheid is belangrijk in ‘employer branding’. Deze bedrijven zullen een groot voordeel krijgen op de arbeidsmarkt. De ‘war for talent’ zal worden gewonnen door de duurzame bedrijven.” Tim Van Wymeersch: “Ik ben er ook van overtuigd dat jonge mensen nu veel meer bezig zijn met duurzaamheid. Ze kennen de SDG’s (Sustainable Development Goals) en kijken naar duurzame labels en certificaten.”

Heeft technologie een rol te spelen in de verduurzaming van de werkplek?

Tim: “Absoluut. Kijk bijvoorbeeld naar het verschil tussen laser printers, nog altijd dominant aanwezig in de kantooromgeving, en inkjet printers. Laser printers hebben veel meer onderdelen dan inkjet printers, ze verbruiken 95% meer energie, onder andere omdat ze de inkt moeten verwarmen om deze op het papier te laten hechten, en ze produceren veel meer afval. Als je als bedrijf je printerpark omschakelt van laser naar inkjet, ben je dus al meteen een heel stuk duurzamer bezig.Gelukkig zien we dat dit besef ook steeds meer doordringt in bedrijven.

Rik nuanceert: “Veel mensen denken nog altijd dat inkjet een huis-, tuin- en keukenoplossing is. Dat is nog een overblijfsel van vroeger, toen dat inderdaad zo was. Ze vertrouwen de technologie nog steeds niet en denken bijvoorbeeld dat de inkt zal uitlopen als je erover wrijft. Dat is bij onze voorgestelde inkjettechnologie al lang niet meer het geval. Bovendien zijn ze ervan overtuigd dat inkjet veel meer inkt verbruikt, wat ondertussen ook al verleden tijd is. Het is dan mijn taak om de twee technologieën naast elkaar te zetten en de voor- en nadelen op te sommen en daarbij de TCO van beide systemen te vergelijken.”

Carlo: “Ik adviseer inderdaad eerder om te werken met de TCO (Total Cost of Ownership) en in die TCO ook de kost voor de planeet mee te nemen. Zolang we dat niet doen, blijven we in hetzelfde straatje wandelen. Die insteek wordt trouwens nu meegenomen in de Europese richtlijn in verband met aanbestedingen. Maar in de praktijk is er nog werk aan de winkel.”

Hans: “Bedrijven zijn nog steeds te simplistisch bezig met winstmaximalisatie. Ze kijken enkel naar hun boekhoudkundige resultaten waarbij je de kosten (de 6-rekening in de boekhouding) aftrekt van de opbrengsten (de 7-rekening). Ze vergeten daarbij twee grote kosten mee te rekenen: de sociale kosten en de milieukosten (de kosten voor de planeet). Die kosten schuiven we gewoon door naar de maatschappij en de volgende generatie. Daardoor hebben we een vertekend business model waar we blijven mee werken. Ik pleit ervoor om te werken met circulaire modellen waarbij de fabrikant op het einde van de levenscyclus ook verantwoordelijk is voor de terugname van het product. Op korte termijn betekent dit waarschijnlijk de creatie van een CO2-belasting, zodat bedrijven innoveren om hun impact te verkleinen. Een globaal gedragen regulerend kader is dus nodig.”

Tim: “In Nederland is het gebruik van de CO2-prestatieladder in opkomst. Bedrijven krijgen een score naargelang hun CO2-uitstoot. De Nederlandse overheden houden rekening met die scores in de gunningscriteria.”

ecoTip van Rik: “Wacht niet tot mensen tegenover jou over duurzaamheid beginnen maar spreek ze zelf aan over duurzame thema’s en informeer hen over duurzame oplossingen.”

Welke opportuniteiten zien Belgische organisaties momenteel over het hoofd?

Carlo: “Er is, binnen branches, een gebrek aan samenwerking in de keten. Samenwerking zal tot duurzamere producten leiden. Ik pleit er dus voor om dit per branche te bekijken en de juiste onafhankelijke tussenpersonen te vinden die deze samenwerking kunnen initiëren en tot een goed einde brengen. Dit zou bijvoorbeeld tot eenvormige aanbestedingsdocumenten kunnen leiden. Momenteel krijg je telkens een andere manier van aanbesteden voorgeschoteld, zelfs wanneer het om dezelfde vraag gaat. Daarmee verminder je de kans dat er meer bedrijven kunnen aanbieden. Dit is dus vooral voor de aanbesteder negatief want zij hebben minder potentiële aanbieders, dus speelt de concurrentie minder.

ecoTip van Carlo: “Maak gebruik van de website Responsible-Office.be zodat je weet welke kantoorartikelen duurzaam zijn.”

Een ander, praktisch meteen inzetbaar instrument dat nog veel te weinig gebruikt wordt, is de website van Responsible Office. Op die site bundelen wij ondertussen al 1.000 kantoorartikelen die één of meerdere duurzame derdepartijcertificaten hebben. Dit is dus voor aankopers een erg eenvoudig instrument om te gebruiken. Toch kost het ons enorm veel moeite om bedrijven en overheden ervan te overtuigen deze website te gebruiken.” Volgens Tim zijn het ook kleine stapjes die voor een duurzamer resultaat kunnen zorgen. Rik geeft enkele voorbeelden: “De printer standaard op recto verso zetten of printen naar de hard disk en het effectieve printen pas laten starten wanneer je aan de machine staat. Dat laatste voorkomt dat je al een versie naar de printer gestuurd hebt waarin je dan nog een fout ontdekt, deze corrigeert en dan opnieuw een versie print. Wij zien in de praktijk dat je op die manier tot 30% minder documenten print, wat resulteert in minder papier- en inktverbruik.”

Hans pleit vooral voor meer overleg tussen afdelingen om de duurzaamheid te verhogen. “Ik zie telkens weer dat mensen in de ene afdeling geen idee hebben waar mensen in de andere afdeling mee bezig zijn. Het zijn aparte silo’s waartussen weinig wordt gecommuniceerd. Op die manier is de ‘flow’ in een bedrijf niet duidelijk voor de medewerkers. Veel efficiëntiewinsten zijn daar te halen. Maak dat inzichtelijk en ga van daaruit verder.”

ecoTip van Tim: “Maak een overzicht van het volledige laserprinterpark van je bedrijf en analyseer hoeveel energie en afval je bespaart door over te schakelen naar inkjetprinters.”

Welke struikelblokken liggen er op de weg naar een duurzame werkomgeving?

Rik ziet vooral problemen bij de openbare aanbestedingen die momenteel uitgeschreven worden. “In het geval van printapparatuur schrijft men bijvoorbeeld in het bestek dat de technologie lasergebaseerd moet zijn. Dan kan je al geen inkjet meer aanbieden, hoewel die veel minder energie verbruikt, minder afval produceert en minder onderdelen bevat. Men geeft punten op het milieuaspect van een toestel maar de meest milieuvriendelijke toestellen kan je niet aanbieden. Dat is een gemiste kans. Daarnaast vraagt men voor grote aanbestedingen ook meestal een referentielijst van gelijkaardige projecten in de laatste drie jaar. Hoe kan je dan innovatieve technologie op de markt zetten? Per definitie zijn daar nog geen referenties van te geven.”

Tim: “Met Epson zetten we momenteel PaperLab in de markt. Dat is een toestel dat ter plaatse papier recycleert tot nieuw papier. Daar komt erg weinig water aan te pas en transport en externe recyclage worden tot nul herleid. Uiteraard kunnen we daar nog geen referentielijsten van geven, het is nieuwe technologie, maar het is wel een technologie met toekomst. Om die business case te maken moet men budgetten kunnen combineren want indien men enkel naar de pure kosten kijkt, kan deze technologie niet winnen van de huidige oplossingen.”

Carlo: “Bedrijven kunnen niet van het ene moment op het andere alles veranderen. Maar ze kunnen wel stap voor stap werken. Afstappen van copy-paste bestekken en het zogenaamde excel-inkopen, is al een stap in de goede richting. Maak bestekken niet onnodig complex want dat leidt tot oneerlijke gunningen en uiteindelijk is dat in het nadeel van de aanbesteder. Spreek met de mensen en leer bij. Als je drie verkopers hebt gesproken, ken je de markt. Focus niet enkel op de prijs.”

ecoTip van Hans: “Motiveer je mensen om samen aan de slag te gaan met de duurzame werkomgeving. Koester ook symbolische acties. Zo kom je snel tot successen die je samen kan vieren!”

Hans: “Ik zie dat bedrijven dikwijls niet weten op welke manier ze een duurzaamheidsbeleid moeten opstellen. Men is met verschillende zaken bezig maar niet op een structurele manier en niet vanuit een duidelijke visie en ambitie. Aan de basis ligt er een chronisch gebrek aan tijd. Wanneer ik deze mensen dan vertel over de Sustatool, die gratis door de Vlaamse overheid ter beschikking gesteld wordt, dan zijn ze wel enthousiast. Sustatool stelt hen in staat om op een eenvoudige manier inzicht te krijgen in duurzaamheid op 15 domeinen in een organisatie. Daar koppelt de tool een veranderingstraject aan volgens de PDCA-cyclus (Plan Do Check Act) en ook de ‘supply chain’ wordt meegenomen in de tool. Zo kan je op een laagdrempelige manier de kiem van verandering binnenbrengen in bedrijven. Uiteraard moet de top van het bedrijf achter dit initiatief staan. Anders botst men vroeg of laat tegen een plafond.”

‘As a service’ als oplossing?

Als producten vandaag vooral gemaakt worden om snel stuk te gaan, dan kan de benadering ‘As A Service’ waarbij je geen producten meer verkoopt, maar een dienst, de oplossing zijn. Je hebt er dan als dienstenleverancier alle baat bij dat de producten die je gebruikt, kwalitatief zijn en lang meegaan. De gebruikte producten moeten dan uiteraard afgestemd zijn op deze nieuwe benadering zodat ze dat circulariteitsvoordeel kunnen bieden. In verschillende sectoren vindt deze benadering steeds meer ingang. Denk maar aan de printingmarkt waar het ‘subscription model’ waarbij je per afdruk betaalt, al jaren bestaat. Tim Van Wymeersch: “De printingmarkt rekent bij dit soort toestellen op een gebruikstermijn van vijf jaar. In die tijdspanne ontwikkelt de technologie verder en wordt ook duurzamer, met minder inktverbruik en een lager energieverbruik.” Maar ook in de sector van de verlichting en met computers bestaat dit reeds. Hans Verboven: “We moeten ons er als consument van bewust zijn dat we momenteel gewoon te weinig betalen voor de producten die we gebruiken.” Carlo Bollen: “Wanneer je een contract afsluit met een leverancier, doe dat dan voor een voldoende lange periode zodat die leverancier ook de ademruimte krijgt om te investeren en die investering ook terug te verdienen.”

Tim Van Wymeersch EpsonRik Himpe EresHans Verboven Universiteit AntwerpenCarlo Bollen Responsible Office
Tim Van Wymeersch, Business Sales
Manager bij Epson Benelux: “Als je als bedrijf je huidige laserprinterpark omschakelt naar gelijkaardige inkjettoestellen, ben je al meteen een heel stuk duurzamer bezig: minder afval (tot 99%), minder onderdelen die kunnen stukgaan en veel minder energieverbruik (tot 95% minder). Daar zijn organisaties zich vandaag nog te weinig van bewust.”
Rik Himpe, verantwoordelijke voor de afdeling kantoorautomatisering bij Eres: “In openbare aanbestedingen moeten wij soms een referentielijst geven van gelijkaardige projecten. Dit betekent dat innovatieve technologie geen enkele kans maakt want daar kan je per definitie geen referentieprojecten van geven.”Hans Verboven, oprichter van Sustacon en Sustalab, bedenker van de Sustatool en professor duurzaamheidsmanagement (UAntwerpen): “Bedrijven zijn nog steeds te simplistisch bezig met winstmaximalisatie. Ze kijken enkel naar hun boekhoudkundige resultaten waarbij je de kosten (de 6-rekening in de boekhouding) aftrekt van de opbrengsten (de 7-rekening). Ze vergeten daarbij twee grote kosten mee te rekenen: de sociale kosten en de milieukosten. Ik ben ervan overtuigd dat de ‘war for talent’ zal worden gewonnen door bedrijven die het anders aanpakken: de duurzame bedrijven.”Carlo Bollen, expert in de sector van de kantoorartikelen en mede-oprichter van Responsible Office: “Ik pleit ervoor dat mensen zich kwetsbaarder zouden opstellen. Als je iets niet weet, vraag er dan naar. Dan heb je tenminste de kans om iets bij te leren. Een betere wereld begint bij het stellen van een betere vraag. Zo ga je stap voor stap naar een meer duurzame werkomgeving.”
De deelnemers aan de ecoTips Bizztalk over de duurzame werkomgeving

Wil je deze Bizztalk over de duurzame werkomgeving eerder bekijken dan lezen? Dat kan!
Wil je deze Bizztalk over de duurzame werkomgeving eerder beluisteren dan lezen of bekijken? Dat kan ook!


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *